Le système de gestion des notes de frais dans une entreprise peut devenir un véritable parcours de combattant. Obligée de mobiliser des ressources et de répéter la même tâche encore et encore tous les mois, elle finit par envahir le quotidien de la société. En effet, les employés doivent toujours saisir les dépenses réalisées dans un fichier Excel, puis trier et rattacher tous les justificatifs avant de les envoyer aux supérieurs pour être validés. Quant au manager, il doit traiter une montagne de demande de la part de toute l’équipe et gérer en même temps ses notes de frais personnels. Heureusement, il existe des moyens efficaces pour mieux gérer les notes de frais.
Opter pour un traitement au fil de l’eau
Pour éviter de se retrouver face à une pile de notes de frais ingérable, il est recommandé de faire une gestion instantanée afin de contrôler les dépenses. C’est la meilleure manière de réduire tous types de risques comme les pertes, l’oubli ou les éventuelles erreurs. En optant pour un traitement au fil de l’eau, le gestionnaire pourrait éviter ces aléas tout en gardant la transparence de la trésorerie à venir de la société en temps réel.
De plus, ce procédé permet également d’améliorer les délais de remboursement des frais professionnels qui pourraient engendrer un mécontentement en cas de retard par exemple. Chaque mouvement financier effectué par les collaborateurs doit faire l’objet d’un enregistrement à l’instant même où l’opération se fait. Il faut donc inciter les salariés à saisir puis à envoyer leurs notes de frais au fil de l’eau. Ainsi, le volume des notes ne s’accumule pas au point d’avoir du mal à les gérer. Cette solution a un impact considérable sur la productivité de l’entreprise.
Solution pour réduire les coûts de note de frais
Sans s’en rendre compte, l’ensemble du processus de gestion des notes de frais affiche un coût élevé pour les PME. Actuellement, il existe des moyens plus sûrs de réduire le coût direct des achats comme les billets de train, les repas, le frais d’hôtel ou autres charges. Cependant, il serait beaucoup plus efficace d’en finir avec les justificatifs en papier pour éviter les erreurs et accélérer le processus et gagner du temps.
En l’occurrence, l’utilisation des outils ad hoc est la meilleure solution pour régler les achats, valider une dépense, récupérer et amasser les factures ou autres justificatifs. En outre, des solutions comme la digitalisation des notes de frais peuvent désormais simplifier la vie des entreprises et de ses collaborateurs en matière de récupération de justificatifs et de traitement de dépenses. De ce fait, il n’est plus la peine de gaspiller des heures le nez plongé dans les diverses paperasses liées à la gestion des notes de frais. Tout le monde gagne de l’argent et du temps en se concentrant sur le cœur du métier.