gestion des documents

Un document peut n’avoir aucune utilité aujourd’hui et être impératif le lendemain. C’est là qu’on aperçoit la différence entre le simple fait de stocker et de bien gérer les documents. En effet, lorsqu’on parle d’une « bonne gestion de documents », cela sous-entend une procédure bien organisée pour référencer un document, le but étant de l’identifier facilement en cas de besoin. Mais comment s’y prendre ?

Gérer ses documents : commencer dès maintenant

L’archivage est souvent relégué au second plan sous prétexte que ce n’est pas important. Certains affirment ne pas avoir du temps pour bien classer leurs archives. Eh oui, tout est une question de temps, pourtant, ce simple geste pourrait bien aider à en économiser. Il faut aussi se souvenir que c’est une contrainte légale à prendre en compte.

Pour éviter l’entassement des dossiers, qui par la suite seront rangés de la mauvaise manière, il est primordial de gérer les documents dès leur arrivée. Déjà, ceux qui sont en cours de traitement nécessitent un emplacement et ceux qui sont clos, prêts à être archivés, ont aussi besoin d’un autre lieu. En langage d’archiviste, il est nécessaire de séparer les documents statiques des documents dynamiques. Prévoir un mobilier de rangement ou même un local de stockage s’avère utile pour ne pas s’encombrer de tous les documents qui circulent au sein de l’entreprise. Il serait même mieux de se défaire de certains documents inutiles s’ils ne représentent aucune valeur historique une fois le délai de conservation dépassé.

Une fois que les archives sont reconnues, qu’elles soient intermédiaires ou définitives, la prochaine étape concerne le classement efficace pour identifier un document spécifique parmi la pile existante.

Gérer ses documents : tout est dans le classement

En matière d’archivage, il est indispensable de bien classer ses documents. Il faut reconnaître qu’il s’agisse d’une étape assez complexe. Elle nécessite un archiviste, mais il est possible de le faire soi-même. Pour ce faire, un plan de classement doit être mis en place. Ce dernier servira en effet d’outil pour situer les archives selon leur catégorie. L’essentiel, c’est de créer une subdivision logique suivant une hiérarchie allant des généralités aux particuliers. Intitulez chaque catégorie selon votre choix et ce que vous trouvez le plus pratique. Évitez surtout d’avoir une catégorie spéciale pour les divers puisqu’au final, toutes vos archives atterriront dedans.

En général, vous avez le choix entre un plan de classement fonctionnel qui est basé sur les activités de l’entreprise. Il existe aussi un plan fondé sur les structures administratives de l’entreprise qu’on appelle classement structurel. Le plan thématique par contre repose sur les thèmes ou les objets traités par l’entreprise.

Le classement doit ensuite suivre une certaine logique. D’ailleurs, un niveau de classement doit être considéré tel qu’une désignation des documents isolés, qui sont ensuite regroupés en dossiers, et qui à leur tour sont rassemblés en série.

Pour une gestion optimale, il vous faut classer vos documents selon leur nature, par affaire ou par thème. Quant à comment les identifier dans une série, pensez à les agencer soit de façon chronologique, soit de manière alphabétique.

Gérer ses documents : la Gestion Electronique des Données

Bien que l’archivage physique reste le plus fréquent, la gestion des données peut également se faire électroniquement grâce au système de la G.E.D. Le principe reste le même sauf que dans ce cas-ci, les documents sont dématérialisés. Les documents initialement sur papier sont de ce fait convertis par scannage. Par la suite, le logiciel indexe ces documents suivant des catégories bien définies grâce à des mots clés. L’indexation peut se faire aussi bien automatiquement que manuellement. Les archives sont dès lors stockées et consultables à tout moment rien qu’en insérant un mot-clé.

Par ailleurs, avoir recours à la G.E.D se trouve être plus coûteux, car cela est dû à l’investissement qu’exigent le logiciel et la numérisation des documents. Quoiqu’il pourrait bien apporter des avantages en ne citant que la facilité d’accès à l’information, la réduction des risques de dégradation des documents, la diminution du volume de stockage, etc.

Il arrive parfois que dans une entreprise, il y a à la fois des archives physiques et électroniques. Dans ce cas, pensez à effectuer un même plan de classement pour mieux gérer les informations.

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